在企业管理体系认证过程中,内部审核是一项关键的技术活动。它是企业自我检查、自我完善的重要手段,对于确保管理体系的有效性、发现潜在问题以及持续改进具有不可替代的作用。无论是 ISO9001 质量管理体系、ISO14001 环境管理体系还是其他类型的管理体系认证,都离不开高质量的内部审核。
审核团队成员的选择
内部审核团队成员应具备多方面的素质。首先,他们需要对企业的业务流程有深入的了解,包括生产、销售、采购、人力资源等各个环节。例如,在制造企业中,审核员要熟悉从原材料入库到成品出厂的整个生产流程,了解每个工序的关键控制点。其次,成员应具备良好的沟通能力,能够与不同部门的员工进行有效的交流,获取真实准确的信息。此外,他们还需要有较强的分析和判断能力,以便在审核过程中发现问题并分析其根源。
审核团队成员通常从企业内部各个部门选拔,包括质量控制部门、生产部门、管理部门等。选拔时要考虑成员的专业背景和工作经验,尽量覆盖企业的主要业务领域。例如,从质量控制部门选拔熟悉质量标准和检验方法的人员,从生产部门选拔了解生产工艺和设备操作的人员,共同组成一个多元化、专业性强的审核团队。
审核员培训的重要性与内容
审核员培训是提升审核质量的关键。培训内容首先包括对管理体系认证标准的深入学习,如 ISO9001 标准的条款解读、条款之间的关联性以及在企业实际运营中的应用。对于新的审核员,要通过案例分析、模拟审核等方式,让他们熟悉标准的具体要求。其次,培训应涵盖审核技巧方面的内容,如面谈技巧、文件审查技巧、现场观察技巧等。在面谈技巧培训中,教导审核员如何与被审核人员建立良好的沟通氛围,引导对方如实反映情况;在文件审查技巧培训中,学习如何快速准确地识别文件中的不符合项,如文件的完整性、文件与实际操作的一致性等。
同时,还要对审核流程和审核报告编写进行培训。审核员需要清楚地了解审核计划的制定、审核的实施步骤以及审核结束后如何撰写高质量的审核报告。审核报告应清晰地描述审核发现的问题、问题的严重程度以及相应的改进建议,这需要通过培训让审核员掌握规范的报告编写格式和内容要求。
确定审核范围和目标
安排审核时间和资源
制定详细的审核日程表
文件审核
现场审核
面谈与询问:与企业员工进行面谈是获取现场信息的重要途径。审核员要根据审核计划,有针对性地选择不同层次和岗位的员工进行面谈。面谈内容可以包括员工对管理体系的了解程度、在工作中如何执行管理体系的要求、是否清楚自己的工作职责与管理体系的关系等。例如,在审核职业健康安全管理体系时,询问生产一线员工是否了解工作场所的危险源、是否接受过相应的安全培训、在遇到安全问题时如何处理等。通过面谈,审核员可以了解管理体系在基层的落实情况,发现可能存在的执行偏差。
现场观察与检查:审核员要深入企业的各个工作现场,包括生产车间、仓库、办公区域等进行观察和检查。观察生产设备的运行状态是否正常、安全防护设施是否齐全有效、工作环境是否符合要求等。在检查过程中,要注意细节,如生产线上的标识是否清晰、物料的摆放是否符合规定、消防设施是否在有效期内等。例如,在质量管理体系现场审核中,观察产品的加工过程是否按照作业指导书的要求进行操作,质量检验环节是否严格执行检验标准,是否存在质量隐患。同时,结合现场实际情况,对相关的记录表单进行核对,如设备维护记录、质量检验记录等,确保记录的真实性和完整性。
抽样与验证:由于企业的运营活动往往规模较大,审核员不可能对所有的业务活动和产品进行全面检查,因此需要采用抽样的方法。抽样要具有代表性和随机性,确保能够反映企业管理体系的整体运行情况。例如,在审核产品质量时,可以按照产品批次、型号等因素进行抽样,检查抽样产品的质量指标是否符合标准要求,同时追溯其生产过程中的质量控制记录,验证质量控制措施的有效性。在抽样过程中,如果发现不符合项,要适当扩大抽样范围,进一步核实问题的严重程度和范围。
不符合项的确定与分类
审核报告的编写与发布
不符合项的整改与跟踪
企业管理体系认证中的内部审核技术是一个系统性、专业性很强的工作。通过组建高素质的审核团队、精心制定审核计划、严谨实施审核过程以及妥善处理审核结果,企业能够及时发现管理体系中的问题,